home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / pta44.zip / BUDDY.DOC next >
Text File  |  1993-07-15  |  4KB  |  64 lines
  1. BUDDY - Financial Management System for PTAs, Copyright (c) 1987-1993 by
  2. Gordon C. Everstine, 15803 Lautrec Court, Gaithersburg, MD 20878
  3. Telephone: (301) 977-0936
  4.  
  5. This program is designed to handle the financial accounts of PTAs and other
  6. small organizations.  It is a menu-driven program which keeps track of all
  7. transactions (income or expense) and can generate a variety of reports,
  8. including a summary report for a specified period, year-to-date committee
  9. reports, and transaction histories.  The program can handle up to 15
  10. organizations, each of which can have 60 budget categories and 1,200 financial
  11. transactions per year.  Because of some report format limitations, BUDDY is
  12. limited to organizations with a budget of less than $1,000,000.  The program
  13. was written for IBM-compatible personal computers.
  14.  
  15. BUDDY assumes that the organization has one checking account (which may be
  16. interest-bearing) and perhaps one or more savings (or money market) accounts.
  17. All transactions with the rest of the world are handled through the checking
  18. account.  Except for interest earned and bank fees charged, the only
  19. transactions allowed for the savings account(s) are transfers to or from the
  20. checking account.  Transfers to savings may be by check.  Interest earned may
  21. be credited either to savings or to checking.  There is no separate accounting
  22. for transactions associated with multiple savings accounts; all such
  23. transactions are lumped together under the designation "savings."  Similarly,
  24. when the savings account balance is computed, all such accounts are lumped
  25. together.
  26.  
  27. The organization's budget is divided into a number of categories, each of which
  28. may have an amount budgeted for income and expenses.  When the budget is
  29. entered (generally at the beginning of each fiscal year), the user defines a
  30. unique two-character abbreviation for each category for subsequent use when
  31. entering transactions and requesting committee reports.  Each category may also
  32. be assigned a committee chairman.  If the total number of budget categories is
  33. less than about 30, the summary report fits nicely on one page when printed.
  34. The budget items may be entered in any order, since they can be sorted at the
  35. user's option.  The budget may also be easily changed as the fiscal year
  36. progresses.  In order for the program to distinguish between savings interest
  37. and checking interest, the two-character abbreviation "IN" must be used for the
  38. "Interest" budget category; otherwise, all such interest will be automatically
  39. credited to the checking account rather than to the user's choice.
  40.  
  41. Except for transfers between checking and savings, every transaction (income or
  42. expense) is assigned to one of the budget categories previously defined.  A
  43. special case occurs with advances and petty cash funds.  These can be treated
  44. as expenses when paid.  If repaid to the treasury, they can then be entered as
  45. a negative expense so as to offset all or part of the previous entry.  The
  46. portion of any repayment in excess of the original advance should be entered as
  47. income received.  Another special case occurs with refunds made by the treasury
  48. to people who had previously purchased merchandise from the organization
  49. (during a fund-raiser, for example).  These transactions can be treated either
  50. as an expense or as negative income so as to reduce the income received
  51. previously.  A single check can be split between two (or more) budget
  52. categories simply by entering two (or more) separate expense transactions which
  53. reference the same check.  (There is no requirement that the check number
  54. associated with a given transaction be unique.)  Transactions can be entered in
  55. any order, since BUDDY sorts them by date and check number.
  56.  
  57. Initially, BUDDY involves two files, the executable file BUDDY.EXE and this
  58. document file BUDDY.DOC.  For each organization and fiscal year, the program
  59. creates a database file of the form BUDDY.F01, BUDDY.F02, etc., containing
  60. budgetary information and transaction data.  One such file, BUDDY.F09, is
  61. available for demonstration purposes.  To facilitate the addition of
  62. explanatory notes to financial reports, the last report generated is also saved
  63. in the file BUDDY.PRT.
  64.